Onboarding

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Che cos’è l’onboarding?

L’onboarding dei dipendenti è il processo di integrazione di un neoassunto nei confronti dell’azienda e della cultura aziendale, oltre a una prima conoscenza degli strumenti e delle informazioni necessarie per diventare un membro produttivo del team.

L’assunzione di nuovi dipendenti in un’organizzazione dovrebbe essere un processo strategico che dura almeno un anno, dicono gli esperti HR. Il modo in cui i datori di lavoro gestiscono i primi giorni e mesi dell’esperienza della nuova persona è cruciale per garantire un elevato livello di fidelizzazione.

Iniziare un processo di onboarding

Trovare i migliori candidati per la tua azienda è solo una componente della costruzione di una squadra efficace. Il processo di assunzione di nuovi dipendenti può essere uno dei fattori più importanti per garantire che i talenti assunti di recente siano produttivi e soprattutto soddisfatti.

Tuttavia, in alcune organizzazioni, l’onboarding è spesso confuso con l’orientamento. Anche se l’orientamento potrebbe essere necessario: devono comunque essere completati tutti i documenti cartacei e altre attività di routine: l’onboarding è un processo completo che coinvolge il management e tutti i dipendenti e può durare fino a 12 mesi.

Prima di implementare un programma di onboarding, i datori di lavoro dovrebbero rispondere ad alcune domande chiave:

  • Quando inizierà l’onboarding?
  • Quanto durerà?
  • Che impressione avranno i neoassuni dopo il primo giorno?
  • Cosa devono sapere i nuovi dipendenti sulla cultura aziendale e sull’ambiente di lavoro?
  • Quale ruolo svolgeranno le risorse umane all’interno del processo? e i manager?
  • Che tipologia di obiettivi vuoi destinare ai neoassunti?
  • Come raccoglierai feedback sul programma di onboarding e ne misurerai il successo?

Una volta risposto a queste domande, i professionisti HR possono escogitare un piano d’azione per aiutare i nuovi dipendenti ad assimilare rapidamente le politiche aziendali e il flusso di lavoro, mentre familiarizzano con la cultura dell’organizzazione.

La progettazione di un programma di onboarding

Il primo giorno

I due obiettivi principali del primo giorno dovrebbero essere la definizione delle aspettative e l’introduzione agli obiettivi. I dipendenti devono avere idee chiare su quali siano le loro mansioni e le loro responsabilità. Le organizzazioni che non si concentrano su come acclimatare i nuovi dipendenti alla propria cultura aziendale si troveranno in uno svantaggio significativo. Le persone che sanno cosa aspettarsi dalla cultura e dall’ambiente di lavoro della propria azienda prendono decisioni migliori che sono più in linea con le pratiche accettate dall’azienda.

Per mantenere i membri del team coesi, bisogna inoltre assicurarsi che i ruoli e le responsabilità siano ben definite e delineate. Alle volte i membri di un team si sentono minacciati da un nuovo ingresso, quindi è certamente una buona idea quella di chiarire la nuova posizione.

Approfondimento: Onboarding e Gamification. Come fare una “Buona prima impressione”

Approfondimento esterno: SHRM Foundation: onboarding new employees: maximizing success

I primi mesi

Per le risorse umane è importante avere un primo momento di check a un mese dall’assunzione. Alla fine del primo mese si avrà un momento in cui il neoassunto fornirà i suoi primi feedback e l’azienda farà altrettanto.

Secondo un sondaggio condotto da BambooHR, tre quarti dei nuovi assunti hanno dichiarato che la formazione durante la prima settimana di lavoro è per loro la più importante. Nel frattempo, il 41% dei professionisti delle risorse umane ha ritenuto necessario aggiornare la formazione in fase di inserimento.

Possiamo affermare che se non vengono comunicate correttamente le attività ai neoassunti e tutti gli strumenti utili per compiere il proprio dovere, si parte sicuramente in una posizione svantaggiosa. Allo stesso tempo però, non bisogna inondare il dipendente con troppe informazioni.

Sempre per il sondaggio BambooHR il 56% degli intervistati ha affermato che avere un compagno o mentor è stato molto importante, in particolare all’inizio dell’esperienza.

Il rapporto del gruppo Aberdeen ha rilevato invece che le organizzazioni con le più alte performance hanno quasi due volte e mezzo più probabilità di assumere un mentor o un coach durante il processo di onboarding.

Primi tre – sei mesi

Peterson, CEO di BambooHR consiglia di effettuare un altro check nei primi tre – sei mesi, a seconda del dipendente e del ruolo.

Sfortunatamente, solo il 15% delle aziende continua il processo di onboarding dopo i sei mesi. Dimenticando che, quasi il 90% dei dipendenti decide se rimanere o lasciare l’azienda proprio nei primi 6 mesi.

Il primo anno

Le prestazioni di un dipendente alla fine del primo anno dimostreranno se sono state realmente performanti. Da questo momento in poi è possibile pianificare lo sviluppo futuro e mostrare loro come si presenta il loro percorso professionale in azienda.

La fine del primo anni si verifica quando le tradizionali operazioni di onboarding si trasformano in retention e employee satisfaction.

Cosa possono guadagnare le organizzazioni migliorando l’onboarding?

L’onboarding è un investimento per i rendimenti futuri che un dipendente può fornire all’azienda, ma deve essere sempre e costantemente ottimizzato. Tra i suoi vantaggi in termini di riduzione dei costi, una maggiore fidelizzazione significa meno dissing rispetto alla cultura aziendale,

I dipendenti che affrontano un onboarding efficace diventano produttivi rapidamente e svolgono un lavoro maggiormente prezioso per l’rganizzazione. Invece di trascorrere mesi a costruire ininterrottamente connessioni, possono essere supportati nell’esplorazione di ambienti sociali che li aiuteranno a risolvere i problemi e collaborare. L’onboarding può aiutare a creare un ambiente di cooperazione più produttivo.

Durante il processo di onboarding possono anche essere stabilite intenzionalmente chiare aspettative e norme comportamentali, il che consente di risparmiare tempo per la gestione di future incomprensioni. Si scopre che quando i dipendenti hanno obiettivi chiari e comprensibili, è più probabile che essi li raggiungano. Avendo una solida comprensione del loro ruolo attraverso le discussioni con i loro superiori, i nuovi assunti possono andare avanti con un livello di autonomia, risparmiando tempo sui manager. L’autonomia è anche legata a una maggiore soddisfazione e produttività.

Tutto ciò si traduce in risultati reali, soprattutto quando si tiene conto di una maggiore fidelizzazione unita a maggiori contributi in corso. I dipendenti che sono ben inseriti a bordo sono preparati con atteggiamenti e comportamenti a lungo termine che li aiuteranno nel continuo successo.

In che modo le organizzazioni possono migliorare il processo di integrazione?

Le soluzioni digitali sono un ovvio punto di partenza per migliorare l’onboarding. Alcune organizzazioni hanno persino un componente di pre-onboarding nel loro processo digitale in cui i nuovi dipendenti possono completare i loro documenti e conoscere le norme e i regolamenti necessari prima del loro primo giorno. Questa è un’esperienza piacevole e semplificata, ma libera anche alcuni degli oneri di conformità per i professionisti delle risorse umane.

Ci sono anche strumenti digitali disponibili per argomenti educativi chiave durante l’onboarding. Dei nuovi assunti che “falliscono” o vanno via, solo l’11% è dovuto alla mancanza di competenze tecniche. Poiché il processo di intervista è in genere efficace per identificare la competenza tecnica, ciò non sorprende. Le assunzioni in arrivo potrebbero non aver bisogno di educazione tecnica, ma potrebbero aver bisogno di sviluppare la loro intelligenza emotiva. Il 26% fallisce perché non riesce ad accettare feedback, il 23% per incapacità di comprendere e gestire le emozioni, il 17% per mancanza di motivazione per eccellere e il 15% a causa del proprio temperamento. Questa è una lista di problemi di intelligenza emotiva che potrebbero essere migliorati con una miscela di risorse digitali e professionalità di si occupa di risorse umane.

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