Software HR. Come selezionare la tecnologia in ambito HR

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Cosa conoscere per determinare le esigenze tech di un dipartimento HR

Saper scegliere un software HR o in generale della tecnologia è essenziale per tutte quelle aziende che vogliono gestire in maniera innovativa il capitale umano. Ma come fanno le risorse umane e tutti i manager coinvolti, a comprendere se stanno selezionando correttamente la migliore tecnologia e il miglior software HR di gestione delle risorse umane? Di seguito riportiamo le domande chiave da porre ai propri fornitori per il corretto acquisto di tecnologia.

Qual è il grado di flessibilità e scalabilità offerto dal software HR?

I professionisti HR dovrebbero determinare se il software può essere integrato, ad esempio, con più fogli di calcolo e database. In buona sostanza il software HR, dovrebbe essere in grado di ricevere e filtrare le informazioni da più fonti. Idealmente, questo processo dovrebbe essere automatizzato. L’automazione del formato di aggiornamento di un software HR, della pianificazione della trasmissione e del metodo di consegna può aiutare ad eliminare i problemi di fatturazione e idoneità.

Il software HR sarà in grado di soddisfare i vertici aziendali e la strategia dell’azienda?

Il software HR dovrebbe contenere tutte le regole di ammissibilità che l’organizzazione ritiene opportune. Quindi, una variabile nella scelta tecnologica, potrebbe essere il grado di customizzazione della proposta tech.

La tecnologia HR sarà in grado di crescere e scalare di pari passo con l’azienda?

I professionisti HR dovrebbero valutare la capacità del software ed in generale della tecnologia di crescere man mano che la società assume nuovi dipendenti o ad esempio, cambia il piano aziendale dei benefit e delle regole.

Il software HR è in grado di integrarsi con altri sistemi?

Le risorse umane, ed in maniera indotta l’intera azienda, possono ottenere maggiore efficienza quando i dati e le altre informazioni sui dipendenti e sui candidati vengono inserite in un sistema integrato e condiviso. L’integrazione è appunto, essenziale per l’impostazione di una corretta strategia e per partire da una base numerica stabile.

Chi sarà il responsabile in azienda dell’adozione della tecnologia? Quanto dovrà essere coinvolto nella relazione con il fornitore?

Alcune soluzioni informatiche richiedono che il cliente sia molto coinvolto nell’implementazione iniziale. Le risorse umane dovrebbero avere una chiara comprensione del livello di formazione e competenza tecnica richiesta e dalla quantità di tempo previsto per l’implementazione ed il corretto funzionamento. Interrogare i fornitori su questo argomento, può fornire informazioni utili su tutta la fase di implementazione e di processo, utile a comprendere tempistiche e costi reali.

Dovrebbero essere inoltre, valutati i costi della formazione per allineare i dipendenti e le figure operative che verranno coinvolte.

Chi sarà il proprietario dei dati?

Le aziende dovrebbero essere in grado di trasportare i propri dati a qualsiasi Application Service Provider (ASP) ed essere almeno in parte proprietari del dato, a seconda delle specifiche esigenze dettate dalla strategia aziendale.

Quali misure di sicurezza (rispetto ai dati) sono incorporate in un software HR?

Se il software è disponibile online, tramite un modello ASP o SaaS, il provider deve offrire backup giornalieri, server di backup e livelli protezione aggiuntivi. Dovrebbero essere in atto sistemi e procedure aggiunti per salvaguardare le informazioni dall’eventuale perdita o dall’accesso di personale non autorizzato. Le risorse umane, dovrebbero avere l’esclusiva autorità nello scegliere chi avrà accesso alla tecnologia informatica.

I dipendenti saranno in grado di apportare modifiche in tempo reale ai propri dati personali?

Una variabile, non da poco, nella scelta del proprio software HR è la possibilità per i dipendenti di aggiungere e modificare la propria posizione 24 ore al giorno, 7 giorni su 7, attraverso un unico accesso, facile e veloce.

Quali tipologie di report offre il software HR?

La tecnologia di reporting dovrebbe offrire più visualizzazioni per più formati (fogli di calcolo, PDF, HTML, etc…). Inoltre, dovrebbe considerare il report ed il download di immagini e la possibilità di eseguire un drill-down all’interno della piattaforma.

Il software HR offre delle funzionalità specifiche per aiutare le risorse umane a risparmiare tempo?

A seconda delle proprie esigenze dipartimentali, le risorse umane potrebbero voler informarsi sulla capacità della tecnologia di elaborare le informazioni e produrre un output in tempi celeri. Ciò favorirà non solo il timing di processo, ma favorirà anche un notevole risparmio di budget.

Il software HR offre delle funzionalità specifiche per aiutare le risorse umane a comunicare meglio con i dipendenti?

Alcuni programmi offrono ai professionisti HR la flessibilità necessaria per comunicare con i dipendenti su più livelli, tramite ad esempio email massive, bacheche elettroniche e notifiche push. Avere un set di mezzi di comunicazione testati ed efficaci diventa un vantaggio palese per il buon raggiungimento degli obiettivi aziendali.

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Qual è il livello di customer satisfaction offerto dal fornitore?

Esiste un costo aggiuntivo per il servizio? Che tipologia di assistenza clienti viene considerata? Live Chat, supporto email, skype, etc…

Di base una risposta accettabile in termini di customer care da parte di un fornitore avviene nell’arco delle prime 24 ore dall’apertura del ticket.

Come selezionare la tecnologia in ambito HR. Conclusioni.

La scelta funzionale nell’adozione di un software HR passa per numerose variabili, in grado di indirizzare le decisioni stesse. Sicuramente una costante da tenere sempre in considerazione è l’affidabilità non solo tecnologica, ma anche dell’azienda fornitrice.

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