Gli strumenti per automatizzare l’onboarding dei nuovi assunti

Le tecniche di onboarding tradizionali sono ormai superate: vediamo come automatizzare il processo di onboarding aziendale con gli strumenti offerti dalla tecnologia moderna.

Digital onboarding: la transizione digitale inizia dall’HR Nell’era della tecnologia e del digitale, le HR trovano sempre più spesso a fare da guida per le organizzazioni verso una transizione il più possibile fluida e senza intoppi, come leader di un nuovo modello di innovazione che ponga al centro “le persone”. L’onboarding digitale è uno degli strumenti più innovativi a disposizione di HR per efficientare il processo di ingresso in azienda dei neo-assunti, facilitando le modalità e velocizzando le tempistiche rispetto all’onboarding tradizionale. Per il pieno successo del recruiting e per garantire un’esperienza di valore al neo-assunto infatti è indispensabile individuare con chiarezza i punti chiave del processo e renderli più veloci, semplici, accessibili e soprattutto people-oriented: solo in questo modo si potrà pensare di attrarre con successo i migliori candidati sul mercato del lavoro. Perché passare dall’onboarding tradizionale al digital onboarding Diversi studi hanno riscontrato il valore di un buon processo di onboarding per migliorare l’esperienza dei nuovi assunti e permettere loro un inserimento in azienda rapido ed efficace. Al contrario, i dipendenti che hanno vissuto un’esperienza di onboarding negativa hanno con maggiori probabilità lasciato l’azienda dopo poco tempo dall’assunzione, generando un problema di turnover. È importante quindi che questo processo sia ottimizzato e pensato per agevolare le persone, minimizzando tempi ed errori, tutelando la riservatezza dei dati e garantendo una buona riuscita della procedura: l’onboarding tradizionale, svolto manualmente e per lo più con scambi di documentazione cartacea o scansionata per l’invio via mail, si presta ad un rischio maggiore di errori e allungamento dei tempi, senza contare la mole di lavoro per i recruiter nell’archiviazione e gestione delle anagrafiche dipendenti. Il digital onboarding trasforma tutte queste operazioni - da svolgere su carta, di persona, attraverso lunghi flussi di mail - in una modalità che permette accesso veloce ai dati su piattaforme efficienti ed intuitive, validazione dell’identità con tecniche certificate, possibilità di integrare la firma digitale tra le modalità di sottoscrizione, accessibilità da remoto sia tramite pc che smartphone, possibilità di archiviazione dati in cloud sicuri e protetti. In una nota ricerca di Wynhurst Group si legge che se una persona assunta riceve un onboarding ben strutturato, questa persona avrà il 58% di possibilità in più di restare in azienda dopo 3 anni dall’assunzione. L’effetto sulla retention è innegabile. Ma un buon digital onboarding può avere anche un effetto positivo in termini di Corporate Image, facilitando l’attrazione di talenti sul mercato ed aumentando le probabilità di mantenerli all’interno dell’azienda. L’onboarding digitale: l’inizio di un lungo journey Pensando all’intero processo di hr onboarding è fondamentale immaginarlo come parte di un percorso di Employee Experience: questa è la prima fase, quella in cui si completa l’iter iniziato con la selezione ed il neo-assunto ha modo di iniziare a rendersi autonomo all’interno delle dinamiche aziendali, acquisendo le conoscenze e le abilità che lo aiuteranno a divenire un membro efficace dell’organizzazione. È essenziale che il neo-dipendente si senta accolto con comprensione, avendo accesso facilmente alle informazioni e sentendosi supportato fin dal primo giorno. Si può affermare che un processo di onboarding ben strutturato debba provvedere a queste 4 necessità fondamentali del dipendente: informazione, formazione, integrazione e coinvolgimento. Infatti il neo-assunto, oltre a poter esplicare le pratiche per l’assunzione in maniera snella e veloce, deve essere messo in condizioni di sentirsi rapidamente integrato nelle dinamiche aziendali, sapendo dove e da chi reperire informazioni, avendo ricevuto la necessaria formazione in tema di sicurezza, gestione dei dati, etica aziendale, organizzazione. Può essere utile implementare una check-list per i neo-dipendenti in cui includere tutte le informazioni fondamentali: gli strumenti digitali sono perfetti per fornire informazioni rapide, erogare formazione in e-learning fruibile da qualsiasi device, condividere materiale e contenuti che aiutino il dipendente a sviluppare in poco tempo il proprio senso di appartenenza all’azienda. È facile immaginare che tecniche innovative e strumenti d’avanguardia nel digital onboarding facilitino l’attrazione e la fidelizzazione dei talenti sul mercato, soprattutto tra le generazioni di Millennials e GenZ che sono cresciute con un’innata attitudine al mondo virtuale e digitale: un ulteriore esempio sono le tecniche di gamification, che se applicate all’onboarding possono supportare la creazione di un’esperienza unica per i neo-assunti ma anche per tutti i dipendenti.

Onboarding aziendale: come funziona?

Abbiamo preso in esame in questo articolo gli esempi migliori per gestire l’onboarding e migliorare la candidate experience dei neo-assunti.

Cerchiamo di conoscere più approfonditamente il concetto di onboarding: si tratta delle tecniche e delle attività che servono per completare il processo di assunzione una volta conclusa con successo la selezione ed individuata la persona migliore per ricoprire il ruolo vacante.
L’onboarding consiste, infatti, nella fase finale del processo di recruiting, comprendendo tutte le attività che accompagnano il neo-assunto in azienda, dal completamento dell’iter burocratico di assunzione all’ingresso vero e proprio sul posto di lavoro.
Tradizionalmente questo processo era gestito manualmente, con lunghe procedure di scambio di documentazione e tempi d’attesa dovuti allo svolgimento manuale di questi compiti, dalla raccolta firme all’archiviazione di documenti, dalla verifica di identità e requisiti fino alla gestione dei primi giorni di lavoro dei neo-assunti.

HR onboarding: il supporto della tecnologia

L’uso della tecnologia e l’avvento dell’innovazione applicata dal mondo HR hanno favorito la digitalizzazione dei processi e la diffusione di strumenti automatici per facilitare il lavoro del recruiter nella gestione dell’onboarding dei nuovi dipendenti.

Partiamo dalle prime fasi: la sottoscrizione del contratto di assunzione e la verifica dell’identità del candidato e del possesso dei requisiti dichiarati in fase di selezione, un tempo veniva svolta manualmente, con scambio di documenti ed incontri “in presenza” organizzati per lo più presso l’azienda. Il candidato spesso doveva recarsi più e più volte in azienda per produrre tutta la documentazione necessaria ed espletare tutte le pratiche.

Oggi, grazie all’uso della tecnologia ed all’automatizzazione dei processi di onboarding, è possibile svolgere tutte queste attività da casa, in maniera semplice e veloce. Come?

Onboarding aziendale: automatizzare la procedura di assunzione

La firma in presenza del contratto di assunzione è sostituita dallo scambio via mail di copie digitali dello stesso, da sottoscrivere utilizzando firme digitali (in sostituzione della firma autografa) e verificando l’identità con l’uso dello SPID ad esempio, integrandolo nei processi HR.

Al contempo, la produzione di certificati, diplomi e attestati non è più cartaceo, da consegnare in azienda, ma può avvenire con il caricamento online attraverso speciali piattaforme, o semplicemente con l’invio via mail e l’archiviazione in Cloud gestita dal recruiter.

Inutile elencare i benefici di questa ridefinizione dei processi: il candidato, al centro del processo di recruiting, apprezza la riduzione dei tempi e la snellezza delle procedure, oltre ad evitare inutili e ripetuti spostamenti, a beneficio anche dell’ambiente. HR, d’altra parte, beneficia di tempi ridotti e di un migliore utilizzo delle proprie risorse, garantendo alle persone un supporto efficace e personalizzato, potendosi focalizzare sui passaggi a maggior valore aggiunto (rispetto all’archiviazione cartacea di cartelle di documenti).

HR onboarding: i primi 100 giorni

Non è finita: il processo di onboarding non si ferma qui, ma arriva fino all’inserimento vero e proprio del neo assunto in azienda, con la sua presentazione ai nuovi colleghi e l’organizzazione delle prime giornate di lavoro. Vari studi hanno dimostrato l’importanza dei primi 100 giorni in azienda ed i vantaggi di un buon processo di onboarding (anche digitale) per costruire una relazione solida tra dipendente ed organizzazione, basata sul senso di appartenenza e sulla fiducia reciproca fin qui costruita.

La tecnologia supporta HR efficacemente ancora una volta, offrendo la possibilità di organizzare in maniera veloce, semplice e coinvolgente la presentazione del nuovo collega agli altri dipendenti: una mail di benvenuto, con una cartolina di introduzione oppure un post sui canali social o una notizia nella bacheca aziendale saranno un modo semplice di dare il benvenuto al neo-assunto, insieme ad un rinfresco al termine dell’orario di lavoro per facilitare la socializzazione.

Per supportare il nuovo dipendente nel suo inserimento, agevolando la comprensione delle dinamiche aziendali, l’integrazione nei processi decisionali e di collaborazione tra team, oltre che la conoscenza di procedure e buone norme, si potranno creare library virtuali a cui accedere comodamente e facilmente da ogni device, in modo autonomo ed inclusivo.

Le aziende potranno creare piattaforme di contenuti multimediali (video, podcast, quiz virtuali) per favorire l’interiorizzazione dei core values e delle politiche di Corporate Social Responsibility implementate in azienda, personalizzando e modulando la journey del neo-dipendente all’interno dell’organizzazione.

Glickon Hire, tra le sue soluzioni semplici e innovative, offre la possibilità di costruire una journey stimolante e coinvolgente per i neo-dipendenti, supportando HR con tecnologie sempre più all’avanguardia e garantendo ai job seeker una candidate experience unica.

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