Onboarding Checklist e template

Glickon Blog

L’onboarding è quel processo utile al corretto inserimento di nuove risorse all’interno del contesto aziendale. I programmi di onboarding efficaci vanno oltre il singolo giorno di orientamento e sono strutturati per ottimizzare al massimo l’inserimento della nuova figura ed il suo livello di operatività.

In generale il processo di onboarding, può aiutare a preparare i neoassunti rispetto all’effettivo lavoro che andranno a svolgere, a comprendere la cultura aziendale, i valori e gli obiettivi.

L’onboarding può garantire l’inserimento della risorsa attraverso una formazione adeguata, al fine di ridurre la curva di apprendimento, aumentare la fiducia in se stessi e ridurre il tempo di produttività. In questo articolo, potrai approfondire l’applicazioni di alcuni modelli di onboarding e best practice e potrai scaricare modelli di controllo ed elenchi utili nella gestione dell’intero processo di inserimento delle nuove risorse.

Onboarding Checklist e template: l’onboarding formale ed informale

Un programma di onboarding può durare diversi mesi, sicuramente non si ferma al primo giorno di lavoro delle nuove risorse. Guidare i nuovi dipendenti attraverso ogni fase del processo può consentire il loro inserimento rapido e quindi una capacità produttiva immediata, oltre a creare sin da subito un senso di comunità.

Alcune aziende utilizzano un processo di onboarding informale, il che significa che non vi è alcun piano da seguire. Vi sono però alcune controindicazioni. Se l’onboarding è troppo informale, le nuove assunzioni potrebbero percepire di essere state gettate ciecamente in pasto al nuovo posto di lavoro, senza conoscere nient’altro. Al contrario, i programmi di onboarding formali seguono determinate procedure per fornire chiarezza su ciò che comporta il nuovo ruolo del dipendente e fornisce una tempistica per obiettivi e progetti specifici. Un approccio più formale può aiutare a migliorare le prestazioni, ridurre la frustrazione e creare semplicemente un’ottima impressione dell’azienda. Secondo un rapporto della Society for Human Resources Managment (SHRM), esistono 4 componenti da includere in un processo di onboarding, indicate con le 4C, ovvero:

  • Conformità. Fornire informazioni legali di base (es. norme, regolamenti aziendali, etc…).
  • Chiarimento. Chiarire da subito ruoli e aspettative.
  • Cultura. Inteso come cultura aziendale e norme organizzative.
  • Connessione. Aiutare i nuovi dipendenti a stabilire reti e relazioni.

A seconda del livello di formalità, alcuni programmi di onboarding copriranno solo il livello di conformità, mentre altri includeranno il chiarimento del ruolo o altri elementi delle quattro C. Più livelli vengono inclusi, più è probabile che un programma di onboarding sia efficace. Ogni livello è un aspetto importante per aiutare i dipendenti ad assimilare e diventare collaboratori efficaci ed efficienti all’interno di un’organizzazione

Onboarding Checklist e template: buone pratiche di onboarding

Il processo di onboarding varia sulla base del ruolo del dipendente, dalle dimensioni e dalle esigenze di un’azienda. Ad esempio, i dirigenti possono avere esperienze di onboarding diverse rispetto ai dipendenti “normali”, per via del diverso livello di responsabilità. Tuttavia, esistono buone pratiche utili per creare un programma efficace. Ecco una onboarding checklist di base:

  • Inizia prima del primo giorno di onboarding. Come già menzionato, bisogna considerare il recruiting e l’assuzione come parte del processo di onboarding. Anche un’attività di Employer Branding può influenzare il processo di onboarding presentando già da prima le caratteristiche dell’azienda ed il tipo di employee experience che bisognerà aspettarsi.
  • Processi HR. Tutti i dipendenti devono essere adeguatamente informati su benefici, politiche e procedure di emergenza.
  • Conoscenza dell’ufficio. Questo punto ha l’obiettivo di far conoscere i nuovi dipendenti ai colleghi. Incluso in questo momento, anche una spiegazione della cultura e obiettivi aziendali ed un giro per gli uffici.
  • Strumenti e attrezzature. tutto ciò che deve essere consegnato al nuovo assunto (es. pc, sim, telefono, etc…).
  • Nuovi contatti. L’accoglienza di un nuovo dipendente include l’incontro con il team. E’ buona prassi organizzare, durante il primo giorno, un pranzo con tutto il nuovo team.
  • Valutazione. misurare l’esperienza di onboarding del dipendente ottenendo il proprio feedback e valutando le proprie prestazioni durante il programma. Qui potrebbe essere interessante, fornirsi di strumenti con alto impatto a livello di engagement, come ad esempio un tool di gamification.

La creazione di un onboarding checklist e template fornisce uno schema da seguire, assicurando che ogni fase del programma venga completata.

Onboarding Checklist e template

Nuovi assunti | Onboarding checklist

E’ possibile utilizzare questo elenco di controllo per monitorare l’inserimento dei dipendenti e per tenere traccia di tutta la documentazione necessaria per i nuovi assunti.

Scarica: Nuovi assunti – Onboarding checklist

HR | Onboarding checklist

Questa checklist di onboarding delle risorse umane fornisce uno schema strutturato per ogni fase del processo. E’ possibile inoltre, creare un elenco dettagliato di attività, contrassegnare lo stato di ciascuna di esse, assegnare una persona responsabile del contatto ed infine aggiungere tutte le note aggiuntive. L’elenco di controllo è preformattato per un processo di onboarding di 90 giorni, ma può essere facilmente modificato per qualsiasi durata.

Scarica: HR – Onboarding checklist

Onboarding Template

E’ possibile utilizzare questo template onboarding per pianificare le attività che verranno completate durante ciascuna fase. E’ possibile inoltre, individuare il responsabile di ogni fase e attività.

Scarica: Onboarding template

Onboarding Checklist per manager

Gli HR manager possono utilizzare questo modello checklist per assicurare che tutte le fasi di processo siano coperte. La checklist comprende le tipiche responsabilità di onboarding per i manager, dall’introduzione di un dipendente, alla valutazione delle prestazioni e dei feedback.

Scarica: Onboarding Checklist per manager

IT | Onboarding checklist

In alcuni casi, può essere utile disporre di una checklist per l’onboarding lato IT. E’ possibile utilizzare questo modello per elencare i servizi e gli strumenti necessari, lo stato di ciascuna fase di processo, le note e tutte le informazioni che possono essere utili per comunicare le istruzioni ai nuovi assunti o a un dipartimento IT.

Scarica IT | Onboarding Checklist