Come scrivere una job description: ecco il punto di partenza HR nella relazione futura tra persone ed aziende.

«Non c’è una seconda occasione per fare una buona prima impressione». Un buon rapporto con i migliori candidati si instaura a partire dal primo contatto: studi recenti mostrano che il 49% delle persone in cerca di lavoro afferma di aver rifiutato un'offerta a causa di una esperienza negativa in fase di candidatura. Al contrario, i candidati che hanno avuto un'esperienza positiva hanno il 38% in più di probabilità di accettare offerte di lavoro e più del doppio di diventare clienti di quell’azienda o di scegliere quel brand in futuro. [Fonte: Parole di Management]

Un'esperienza positiva per i candidati inizia ancor prima dell’invio del loro CV, a partire proprio dalla lettura della job description

Partiamo dai fondamentali: alla base di una job description ben strutturata c’è un job profile definito. Il recruiter inizierà col raccogliere tutte le informazioni per definire appunto il job profile, che altro non è se non l’insieme delle caratteristiche fondamentali che descrivono la persona da ricercare, identificando e descrivendo mansioni, responsabilità e skills necessarie per ricoprire quel determinato ruolo.

Il job profile è infatti uno schema di massima del ruolo, da cui partire per creare una job description completa e chiara.

La job description, corredata di tutte le informazioni che vedremo qui di seguito, servirà per creare un job posting chiaro, teso ad attirare l’attenzione dei candidati più idonei e con il job profile più in linea con la persona da ricercare a cui arrivare a formulare un’offerta di lavoro.

L’HR partner o specialist che si trova a redigere una job description è chiamato a svolgere un’attività complessa, che parte da un’analisi congiunta con il responsabile gerarchico dell’area organizzativa in cui opererà la figura da selezionare per individuare quali siano le caratteristiche fondamentali del ruolo in questione, a partire dalle mansioni e dalle responsabilità, ma non solo. Servirà un allineamento con i colleghi di business e delle aree amministrative, una ricerca ed analisi di job description affini per arrivare ad una descrizione quanto più possibile chiara, snella ed efficace del ruolo.

Dedicare del tempo a come fare una job description serve a rendere agile il processo di selezione rendendolo più efficiente, nell’ottica di favorire l’allineamento più realistico possibile tra job description e job profile.

I passaggi da seguire per creare una Job Description efficace

Vediamo allora maggiormente nel dettaglio come strutturare una job description efficace: l’obiettivo da tenere a mente è quello di riuscire a caratterizzare a 360 gradi la figura professionale in oggetto, descrivendo le mansioni che dovrà svolgere e le responsabilità che dovrà ricoprire.

Prima di iniziare, è necessario assicurarsi di avere raccolto tutti gli elementi necessari per completarla: ruolo, seniority, qualifiche, esperienze pregresse, competenze, attitudini. Dividi i must have dai nice to have: le job description troppo dense e complesse rischiano di demotivare anche i migliori.

1. Il primo step è quello di aprire ogni job description con la descrizione dell'azienda e del contesto in cui si andrà a lavorare: sfide, crescita, valori, percorso di crescita offerto, impegno in ambito ESG e Corporate Social Responsibility serviranno al candidato per capire se questa sia l’impresa di cui si desidera entrare a far parte.
2. Il secondo step da seguire per fare una job description efficace è la descrizione accurata di mansioni da eseguire, compiti da portare a termine e responsabilità in capo al ruolo.
3. Il terzo step è quello di valutare con attenzione le competenze realmente richieste, non solo a livello tecnico, intese come hard skills ma anche a livello attitudinale e relazionale: le soft skills sono sempre più considerate elementi essenziali nei tratti che caratterizzano una figura professionale. Si tratta ad esempio della capacità di socializzare o di lavorare in team, dell’abilità nel risolvere problemi e di reagire agli imprevisti, o alla personale attitudine nel gestire le situazioni di stress e di essere resilienti e flessibili, per reagire ed adattarsi con intelligenza ai cambiamenti.
   O ancora si pensi alla capacità di parlare in pubblico, di comunicare con efficacia concetti astratti, di favorire la cultura del feedback o di agire come agenti del cambiamento all’interno dell’organizzazione aziendale. Queste qualità, insieme alle competenze acquisite a livello hard, come i titoli di studio posseduti, le conoscenze linguistiche o la capacità di utilizzare software, sono caratteristiche che vanno analizzate per definire quali costituiscano elementi fondamentali da inserire in job description chiedendosi la motivazione e soprattutto quale attinenza abbiano con il ruolo effettivamente rappresentato.
   Terzo passaggio da seguire è quello di includere informazioni relative alla struttura gerarchica ed organizzativa in cui si andrebbe ad inserire la persona selezionata (job title e posizionamento in organigramma, team di lavoro, collaboratori, figure organizzative con cui interfacciarsi prevalentemente).
4. Il quarto step per una job description efficace prevede l’inserimento di informazioni chiave relative al ruolo specifico, quali il livello retributivo, i benefit offerti, le potenzialità di crescita, gli strumenti e le modalità di lavoro previste.

Job Description e Job Profile: le regole del match perfetto

Per garantirsi il migliore matching possibile tra job description e job profile del candidato è essenziale che la job description sia efficace e descriva con trasparenza e chiarezza la posizione, mettendo in luce i requisiti fondamentali ma anche le opportunità di gratificazione o di crescita offerte dal ruolo. Si tratta di permettere al candidato di immaginarsi e visualizzarsi già all’interno dell’organizzazione, per un’esperienza di Employee Value Proposition trasversale che inizia proprio con questo primo contatto. I recruiters possono partire dall’esperienza di Glickon per testare le potenzialità di un processo snello ed efficiente.

La relazione, infatti, si costruisce a partire dalla job description, che è un passaggio fondamentale per tutto il processo di recruiting e su cui è importantissimo evitare ogni superficialità o mancanza, pena una selezione dalla durata indefinita e dagli esiti improbabili. I migliori talenti sono attratti da una job description efficace, che presenti il ruolo in modo trasparente e persuasivo, descrivendone i tratti principali e spingendosi fino a tracciarne le dinamiche principali all’interno dell’ambiente di lavoro.

Secondo una recente rilevazione di Glassdoor, «un numero sproporzionatamente elevato di processi di candidatura risulta essere troppo lungo, complicato e ripetitivo, il che comporta un tasso significativo di abbandono dei candidati che si candidano per un job posting. In media l'80% dei tassi di abbandono», sempre secondo Glassdoor.

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