HR innovation: strumenti e vantaggi del digital onboarding

Sempre più spesso le aziende stanno innovando i loro processi HR, introducendo nuove tecniche di avanguardia: il digital onboarding rientra tra queste.

HR innovation: strumenti e vantaggi del digital onboarding

La fase di onboarding è quella finale nel processo di recruiting: quando il candidato è assunto, arriva il momento dell’ingresso in azienda. Ecco come l’innovazione in HR ha portato al digital onboarding.

Il digital onboarding: di cosa parliamo?

Il processo di recruiting come sappiamo non si conclude con la firma dell’offerta di lavoro ma con l’inserimento in azienda della persona selezionata per il ruolo: si porta a bordo il nuovo collega per iniziare la sua nuova esperienza di lavoro.
L’HR onboarding si può pensare come un percorso, fatto degli ultimi step per completare il contratto, raccogliere la documentazione necessaria e rendere il nuovo dipendente pronto per un’esperienza di welcome on board di valore.

Sempre più spesso le aziende stanno innovando i loro processi HR ed introducendo nuove tecniche d’avanguardia: il digital onboarding rientra tra queste.

Digital onboarding: quali sono gli strumenti a disposizione?

Le metodologie tradizionali di onboarding prevedono una serie di step da rispettare:

  • Preparazione del contratto, stampa dello stesso in duplice copia ed invio al candidato
  • Raccolta della copia firmata dal candidato (necessaria la firma in presenza in sede dell’azienda)
  • Raccolta dei dati anagrafici del candidato e verifica dell’identità
  • Raccolta della documentazione comprovante il possesso dei titoli necessari
  • Archiviazione della documentazione in forma cartacea in cartelle fisiche per tutti gli assunti.

Uno scambio di informazioni tra HR e neo-assunto che richiede un dispendio di tempo e risorse da tradurre in costi e rischi di potenziali breach alla privacy: flussi comunicativi cartacei e processi di inserimento dati tradizionali rendono più complesso il rispetto di privacy e riservatezza dei dati oltre che richiedere tempi lunghi e attese tra uno step e l’altro, per non parlare degli spazi “fisici” da dedicare all’archiviazione ed alla gestione dei dati.

Il digital onboarding si sostituisce all’onboarding tradizionale prevedendo una completa o quantomeno parziale digitalizzazione del processo di inserimento della risorsa:

  • Raccolta della documentazione e dei dati anagrafici del neo-assunto (con creazione automatica della sua anagrafica in versione digitale) tramite form online da compilare tramite qualsiasi device;
  • Verifica della validità delle informazioni e dei documenti forniti con l’uso di piattaforme specifiche;
  • Aggiornamento automatico dei dati.

Digital onboarding: i vantaggi per le aziende

I vantaggi per le aziende che scelgono implementare processi di digital onboarding sono molteplici:

  • Vantaggi economici: l’automazione dei processi consente di ridurre notevolmente i tempi di onboarding, con vantaggi diretto in termini di costo e risparmio di risorse da dedicare a questo processo; inoltre l’uso di strumenti digitali consente l’accesso ai dati da qualsiasi luogo e da remoto, con un impatto significativo in termini di riduzione tempistiche e risorse impiegate;
  • Maggiori garanzie di rispetto delle normative: le normative in vigore sulla privacy e sulla protezione dei dati personali (GDPR – General Data Protection Regulation) richiedono estrema attenzione e competenza nella gestione dei dati: la digitalizzazione del processo riduce il rischio di errori anche involontari e offre maggiori tutele in questo senso;
  • Vantaggi reputazionali: un’azienda con processi digitalizzati ed efficienti mostra un’immagine di sé più moderna e sicura, offrendo ai neo-assunti l’esperienza di sentirsi al centro del processo di onboarding, con la possibilità di scegliere le modalità di inserimento dei dati, di validazione tramite strumenti di identificazione elettronica (SPID ad esempio), di sottoscrizione con firma autografa o digitale e dei device da cui completare la procedura per l’ingresso in azienda (pc, smartphone o tablet). Non serve sottolineare che un simile approccio possa facilitare il recruiting dei migliori talenti sul mercato.

Digital onboarding: quale strategia adottare

Il passaggio dall’inserimento tradizionale del neo-assunto in azienda al digital onboarding dev’essere parte di una strategia più ampia, che ponga l’Employee Experience al centro dei propri obiettivi. Gli elementi che non possono mancare sono questi:

  • Prevedere una perfetta ed efficiente Employee Experience che valorizzi la persona e la supporti nel suo Journey di inserimento in azienda;
  • Permettere la scelta delle modalità di riconoscimento dell’identità: SPID e CiE sono già tra gli strumenti più utilizzati per l’identificazione nei sistemi pubblici e possono essere facilmente integrati anche nei processi aziendali di onboarding per snellire le procedure e facilitare i neo-assunti;
  • Seguire il principio “Once Only” per assicurarsi che le informazioni debbano essere inserite una sola volta, a beneficio del tempo di tutti, recruiter e neo-assunti;
  • Integrare l’uso della firma digitale tra gli strumenti accettati per la sottoscrizione;
  • Garantire formazione adeguata al team HR per la supervisione dei processi e l’eventuale supporto al nuovo dipendente, oltre che per l’archiviazione digitale e la gestione dei dati.

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