How to attract the best talents with digital onboarding

How to make the onboarding experience lean and effective for new employees thanks to an innovative tool: the Digital onboarding.

Digital onboarding: la transizione digitale inizia dall’HR Nell’era della tecnologia e del digitale, le HR trovano sempre più spesso a fare da guida per le organizzazioni verso una transizione il più possibile fluida e senza intoppi, come leader di un nuovo modello di innovazione che ponga al centro “le persone”. L’onboarding digitale è uno degli strumenti più innovativi a disposizione di HR per efficientare il processo di ingresso in azienda dei neo-assunti, facilitando le modalità e velocizzando le tempistiche rispetto all’onboarding tradizionale. Per il pieno successo del recruiting e per garantire un’esperienza di valore al neo-assunto infatti è indispensabile individuare con chiarezza i punti chiave del processo e renderli più veloci, semplici, accessibili e soprattutto people-oriented: solo in questo modo si potrà pensare di attrarre con successo i migliori candidati sul mercato del lavoro. Perché passare dall’onboarding tradizionale al digital onboarding Diversi studi hanno riscontrato il valore di un buon processo di onboarding per migliorare l’esperienza dei nuovi assunti e permettere loro un inserimento in azienda rapido ed efficace. Al contrario, i dipendenti che hanno vissuto un’esperienza di onboarding negativa hanno con maggiori probabilità lasciato l’azienda dopo poco tempo dall’assunzione, generando un problema di turnover. È importante quindi che questo processo sia ottimizzato e pensato per agevolare le persone, minimizzando tempi ed errori, tutelando la riservatezza dei dati e garantendo una buona riuscita della procedura: l’onboarding tradizionale, svolto manualmente e per lo più con scambi di documentazione cartacea o scansionata per l’invio via mail, si presta ad un rischio maggiore di errori e allungamento dei tempi, senza contare la mole di lavoro per i recruiter nell’archiviazione e gestione delle anagrafiche dipendenti. Il digital onboarding trasforma tutte queste operazioni - da svolgere su carta, di persona, attraverso lunghi flussi di mail - in una modalità che permette accesso veloce ai dati su piattaforme efficienti ed intuitive, validazione dell’identità con tecniche certificate, possibilità di integrare la firma digitale tra le modalità di sottoscrizione, accessibilità da remoto sia tramite pc che smartphone, possibilità di archiviazione dati in cloud sicuri e protetti. In una nota ricerca di Wynhurst Group si legge che se una persona assunta riceve un onboarding ben strutturato, questa persona avrà il 58% di possibilità in più di restare in azienda dopo 3 anni dall’assunzione. L’effetto sulla retention è innegabile. Ma un buon digital onboarding può avere anche un effetto positivo in termini di Corporate Image, facilitando l’attrazione di talenti sul mercato ed aumentando le probabilità di mantenerli all’interno dell’azienda. L’onboarding digitale: l’inizio di un lungo journey Pensando all’intero processo di hr onboarding è fondamentale immaginarlo come parte di un percorso di Employee Experience: questa è la prima fase, quella in cui si completa l’iter iniziato con la selezione ed il neo-assunto ha modo di iniziare a rendersi autonomo all’interno delle dinamiche aziendali, acquisendo le conoscenze e le abilità che lo aiuteranno a divenire un membro efficace dell’organizzazione. È essenziale che il neo-dipendente si senta accolto con comprensione, avendo accesso facilmente alle informazioni e sentendosi supportato fin dal primo giorno. Si può affermare che un processo di onboarding ben strutturato debba provvedere a queste 4 necessità fondamentali del dipendente: informazione, formazione, integrazione e coinvolgimento. Infatti il neo-assunto, oltre a poter esplicare le pratiche per l’assunzione in maniera snella e veloce, deve essere messo in condizioni di sentirsi rapidamente integrato nelle dinamiche aziendali, sapendo dove e da chi reperire informazioni, avendo ricevuto la necessaria formazione in tema di sicurezza, gestione dei dati, etica aziendale, organizzazione. Può essere utile implementare una check-list per i neo-dipendenti in cui includere tutte le informazioni fondamentali: gli strumenti digitali sono perfetti per fornire informazioni rapide, erogare formazione in e-learning fruibile da qualsiasi device, condividere materiale e contenuti che aiutino il dipendente a sviluppare in poco tempo il proprio senso di appartenenza all’azienda. È facile immaginare che tecniche innovative e strumenti d’avanguardia nel digital onboarding facilitino l’attrazione e la fidelizzazione dei talenti sul mercato, soprattutto tra le generazioni di Millennials e GenZ che sono cresciute con un’innata attitudine al mondo virtuale e digitale: un ulteriore esempio sono le tecniche di gamification, che se applicate all’onboarding possono supportare la creazione di un’esperienza unica per i neo-assunti ma anche per tutti i dipendenti.

Digital onboarding: the digital transition begins with HR

In the age of technology and digital, HR is increasingly finding itself guiding the organizations towards a transition the most fluid and smooth as possible, as the leader of a new people-centred innovation model.

Digital onboarding is one of the most innovative HR tools to streamline the entry process for new hires, facilitating the procedures and speeding up the timing compared to traditional onboarding.

To get the full success of recruiting and to guarantee a valuable experience to the new employee, it is essential to clearly identify the key points of the process and make them faster, easier, more accessible and above all, people-oriented: this is the only way to successfully attract the best candidates on the job market.

Why moving from traditional to digital onboarding

Several studies have demonstrated the value of a good onboardingprocess to improve new hires’ experience and allow them to join the company in a quick and effective way. On the contrary, employees who had a negative onboarding experience are more likely to leave the company shortly after hiring, generating a turnover issue.It is therefore important that this process is optimized and designed to facilitate people, minimizingtimewaste and errors, protecting the data confidentiality and ensuring a successful procedure: traditional onboarding, carried out manually and mostly through exchanges of paper or scanned documents sent via e-mail, it can bring to a greater risk of errors and lengthening of times, not even mentioning the amount of work for recruiters to archive and manage employee data.

Digital onboarding transforms all these operations - to be carried out on paper, in person, through long e-mail flows - in a way that allows quick data access on efficient and intuitive platforms, validation of identity with certified techniques, possibility of integrating the digital signature among the official subscription methods, remote accessibility both via PC and smartphone, opportunity to store data in safe and protected clouds.

A well-known research from the Wynhurst Group states that if a hired person receives well-structured onboarding, this person will have a 58% better chance of staying with the company after 3 years from hiring. The effect on retention is undeniable. But a successful digital onboarding can also have a positive effect in terms of Corporate Image, facilitating the attraction of talents on the market and increasing the chances of retaining them within the company.

Digital onboarding: the beginning of a long journey

Thinking about the whole hr onboarding process, it is essential to imagine it as part of an Employee Experience path: this is the first phase, the one where the process started with the selection is completed and the new employee has the opportunity to become independent within the business dynamics, acquiring the knowledge and skills that will help him become an effective member of the organization. It is essential that the new employee feels welcomed, having easy access to information and feeling supported from day one.

We can say that a well-structured onboarding process has to provide for these 4 fundamental employee needs: information, training, integration and involvement. In fact, the new employee, in addition to being able to complete the hiring procedures in a lean and fast way, has to be supported to feel quickly integrated into the company dynamics, knowing where and from whom to find information, having received the necessary training in security, data management, business ethics and organization.

It may be useful to implement a checklist for new employees where to include all the fundamental information: digital tools are perfect to provide quick information, e-learning training usable from any device, sharing material and content that help the employees to develop their sense of belonging to the company in a short time.It is easy to imagine that innovative techniques and cutting-edge tools in digital onboarding can facilitate the attraction and retention of talents on the market, especially among Millennials and GenZ, who have grown up with an innate attitude to the virtual and digital world: a further example is the gamification techniques which, if applied to onboarding, can support the creation of a unique experience not only for new hires but for all the employees as well.

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