Ascoltare, misurare, agire: così si vince la sfida dei meeting da remoto

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L’inattesa rivoluzione obbligata del remote working, in risposta alla pandemia da Covid-19, ha messo in discussione i tradizionali metodi di lavoro e collaborazione. Vivere l’ufficio tutti i giorni permette frequenti contatti di persona, la costruzione di un rapporto di fiducia, la facilità nel risolvere problemi ordinari e allo stesso tempo incoraggia la comunicazione informale, rendendo più semplice prendere decisioni.

Il lavoro da remoto mette in seria discussione queste dinamiche, al punto da ridurre le possibilità di una collaborazione efficace e aumentare l’inefficienza strutturale delle organizzazioni.

Gran parte dell’inefficacia determinata dal lavoro da remoto è legata alla gestione dei meeting. Se vogliamo trovare una soluzione per garantire efficacia, benessere e produttività nel lavoro da remoto, è proprio dai meeting che occorre partire.

La sfida dei remote meeting: perché oggi dovrebbe essere una priorità in ogni azienda

Secondo uno studio di Gartner, entro il 2024 i meeting di persona scenderanno dall’attuale 60% delle riunioni totali che si tengono nelle organizzazioni, al 25%. Non stupisce che, di conseguenza, evitare il sovraccarico di meeting da remoto e favorirne una regolare gestione sarà una delle 10 sfide principali per la maggior parte delle aziende.

Così il lavoro da remoto sta cambiando una normale giornata lavorativa

Partendo dallo studio di Gartner, abbiamo selezionato 6 sfide fondamentali che tutte le aziende si troveranno ad affrontare nei prossimi anni (mesi, o giorni) per ricostruire, anche da remoto, l’efficacia delle persone nei meeting.

Sovraccarico di riunioni

Nel lavoro da remoto tutti, potenzialmente, possiamo connetterci dovunque e in qualunque momento. Un beneficio, certo, ma che porta con sé un’importante sfida: la pressione di sentirsi in dovere di partecipare a un meeting, solo perché possiamo.

Scarsa partecipazione

L’engagement è anche più sfidante per i meeting da remoto, di quanto già non sia nei meeting in presenza. Spesso connettersi a un meeting dalla propria casa significa dover fare i conti con distrazioni: la concentrazione in un meeting richiede attenzione innanzitutto nella preparazione. Invitare le persone giuste e assicurarsi che tutti siano informati sono due ottimi punti di partenza.

Assenza di un leader

Ogni meeting dovrebbe avere una persona “alla guida”, che deve avere e comunicare con chiarezza scopo e priorità del meeting, e dimostrare di avere rispetto per il tempo dei partecipanti al meeting.

Mancanza di un metodo condiviso

Nel lavoro da remoto, quello che viene a mancare è soprattutto il tempo “di contorno”, quello che ci permette – quando siamo in ufficio – di chiarire e correggere le piccole imprecisioni che derivano da qualunque riunione. I meeting migliori sono quelli in cui si identificano gli step di un progetto, si risolvono problemi complessi e si prendono decisioni.

Strumenti tecnici inadeguati

L’azienda deve assicurarsi che tutti i suoi lavoratori abbiano a disposizione il giusto software e il giusto hardware per portare a termine ciò che la loro specifica funzione richiede che sia fatto nel lavoro in team da remoto.

Scarsa chiarezza nell'esito

Alla fine di ogni meeting, ognuno deve sapere cosa fare e per quando.

 

Misurare l'efficacia dei meeting
da remoto: produttività e benessere

Glickon ha sviluppato una soluzione integrata composta da 3 fasi che permettono
di aanalizzare l'efficacia dei meeting da remoto nella tua organizzazione, e di fornirti gli
strumenti per renderli più efficaci, migliorando produttività e benessere dei dipendenti

Partiamo da una fase di ascolto raccogliendo una combinazione di dati attivi (brevi
survey) e passivi (ricavati dagli strumenti di comunicazione e collaborazione).

In seguito definiamo insieme al cliente un metodo di analisi secondo il framework delle Organizational Network Analysis: costruiamo un modello, la reportistica e un pannello di controllo real-time per analizzare le metriche relative al lavoro da remoto: efficacia dei meeting, livello di stress, partecipazione, tempo speso.

Infine individuiamo e costruiamo percorsi di formazione e informazione, a sostegno dell'adozione di comportamenti e competenze necessari a migliorare la produttività e il benessere nel lavoro da remoto.

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